Por Maggie O’Connor, subdirectora de Desarrollo
Cada año, tan pronto como termina la Gala y el equipo de Desarrollo está ocupado recogiendo en el lugar del evento, ¡empezamos a pensar en lo que queremos hacer para el próximo! Juntos, planificamos cuidadosamente cada elemento, desde las invitaciones, la decoración y los mensajes hasta los paquetes de subasta y la experiencia de los patrocinadores y donantes, con la esperanza de mostrar adecuadamente nuestro aprecio y celebrar a quienes nos apoyan y a nuestra labor.
Comienza la diversión
Nuestro objetivo siempre es crear un evento hermoso, memorable y significativo para nuestros invitados. El verano suele ser una época lenta para las recaudaciones de fondos sin fines de lucro, por lo que podemos ponernos a trabajar en la creación de la estética para la Gala del próximo año y soñamos EN GRANDE.
¡Las flores! ¡Los colores! ¡Los tableros de Pinterest! ¿Nos dejará el lugar colgar columpios llenos de flores del techo? ¿Hay alguna política sobre incluir avestruces en el programa? ¿Es un rotundo no a un espectáculo de talentos de la Junta Directiva? ¿Lo permitirá el jefe de bomberos?
Evaluación de vibras
Crear el programa y el contenido para la Gala «Always Hope» puede resultar complicado. Lines for Life tiene una misión muy seria; sin embargo, todos los días tenemos motivos para celebrar victorias grandes y pequeñas, y honramos esos éxitos a través del programa de nuestra gala.
Aunque el equipo de Desarrollo pueda idear conceptos artísticos dignos de Madison Avenue, ¡a veces tenemos que ponerles freno! Tenemos mucha suerte de contar con nuestro equipo de Comunicaciones, que incluye a un diseñador talentoso y paciente que pone los ojos en blanco ante nuestras travesuras artísticas y nos ofrece conceptos y materiales hermosos año tras año.
La planificación de la Gala implica una enorme cantidad de trabajo de redacción. Todo lo que aparece en los materiales impresos, los correos electrónicos, las páginas web, las descripciones de los lotes de la subasta, la señalización y el programa del evento lo redactan los equipos de Desarrollo y Comunicaciones.
Escribir quizá no parezca tan difícil, pero ¿cuántas palabras diferentes hay para decir: “apoyo”, “regalo” y «celebrar»? ¿De cuántas maneras podemos decir «por favor, acompáñanos»? ¿Cómo se escribe «munificencia»?
¿Qué hay para cenar?
La gala incluye opciones de menú que deberían satisfacer tanto a los carnívoros como a los herbívoros, y a todos los que se encuentran en medio. Por suerte, estamos dispuestos a sentarnos con nuestros proveedores de catering todo el tiempo que sea necesario para probar los aperitivos, los platillos principales y, sobre todo, los postres. En 2019, descubrimos un pudín de caramelo mágico. ¡Estaba delicioso y recuerdo vívidamente estar parada al fondo de la sala con Jean, tomando un frasco tras otro!
Cuando llegó la COVID-19, nos enfrentamos a un reto de planificación totalmente diferente. Una vez que volvimos a los eventos presenciales, convencimos al proveedor de catering para que sacara del olvido el pudín de caramelo, y valió la pena cada cucharada.
Los detalles de última hora
El equipo del evento busca la perfección: organizar sin contratiempos a los invitados en las mesas, las comidas para los invitados, los números de mesa, las etiquetas con los nombres de los invitados y las tarjetas de crédito en las inscripciones. Como somos profesionales, nadie se pone nervioso NUNCA. Todo sale siempre exactamente como se planeó sin ningún contratiempo, los cambios de última hora no hacen que nos enojemos entre nosotros, y nunca nos olvidamos de preparar las tarjetas de comida para cada invitado en cada mesa.
¡Es la hora del espectáculo!
La preparación de la gala no siempre es fácil. ¡Pero ten por seguro que, en cuanto se abran las puertas, estaremos todos muy emocionados de verte! Organizar la Gala Always Hope es uno de los momentos más importantes de nuestro año, y queremos que también lo sea para ti.
¡Pronto se enviarán las invitaciones para la gala «Lines for Life Always Hope», que se llevará a cabo en el Museo de Arte de Portland el 19 de abril! Haz clic aquí para obtener más información sobre el gran día.
